De modo tradicional, los procesos de facturación se han venido realizando en papel con un mecanismo lento por el cual se entrega la factura al receptor, y el emisor se queda con una copia de la misma. Generalmente, un proceso costoso y lento, sobre todo a medida que van aumentando el número de facturas.
Es por eso por lo que, la facturación electrónica viene a mejorar todo el proceso, aportando muchas ventajas sobre el anterior modelo. Aun así, para implantar un sistema de factura electrónica o eFactura hay que superar algunas barreras en las Empresas, como pueden ser la resistencia al cambio, la desconfianza en el sistema, o que los clientes o proveedores no estén dispuestos a asumirlo.
No obstante, desde Enero de 2015, el uso de factura electrónica es obligatorio para muchas Empresas que tienen que facturar al sector público. Y esto ha llevado a muchas de ellas a adaptar sus sistemas para incluir los mecanismos necesarios para emitirlas correctamente.
Además, a partir del 1 de Julio de 2018 será obligatorio para los subcontratistas el uso de factura electrónica en su relación con un contratista principal, siempre que el importe de la factura exceda de 5.000 euros.
Es por eso por lo que, la facturación electrónica viene a mejorar todo el proceso, aportando muchas ventajas sobre el anterior modelo. Aun así, para implantar un sistema de factura electrónica o eFactura hay que superar algunas barreras en las Empresas, como pueden ser la resistencia al cambio, la desconfianza en el sistema, o que los clientes o proveedores no estén dispuestos a asumirlo.
No obstante, desde Enero de 2015, el uso de factura electrónica es obligatorio para muchas Empresas que tienen que facturar al sector público. Y esto ha llevado a muchas de ellas a adaptar sus sistemas para incluir los mecanismos necesarios para emitirlas correctamente.
Además, a partir del 1 de Julio de 2018 será obligatorio para los subcontratistas el uso de factura electrónica en su relación con un contratista principal, siempre que el importe de la factura exceda de 5.000 euros.
¿Qué es una factura electrónica?.
Documento tributario generado por medios informáticos, que reemplaza el documento físico en papel conservando su mismo valor legal. Siempre que este firmada mediante un certificado digital. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario. Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura. El utilizado en Sage 200 cloud es el Xml-Ubl 1.o estándard universal.
¿Cuál es el formato correcto de una factura electrónica?.
Los datos de facturación están estructurados y se incluye el contenido legal exigible a cualquier factura (datos de quien la emite, del destinatario, detalle de los productos o servicios suministrados, precios unitarios, entre otros).
No existen requisitos formales respecto al formato en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son:
¿Beneficios del uso de la Factura electrónica para clientes y proveedores?.
La implantación de la factura electrónica o eFactura supone una serie de beneficios, tanto para los clientes como para los proveedores. Además permite a un Empresa automatizar su procesamiento de facturas. Obviamente el software de facturación o gestión deberá estar adaptado al sistema de factura electrónica para poder emitir estas. Sage 200 cloud esta totalmente preparado para la recepción y emisión de Facturas electrónicas.
Reduce costes:
Al eliminar los procesos de clasificación y registro de datos de las facturas de manera manual, el proceso de facturación electrónica puede suponer ahorros en coste de copias y almacenamiento de papel.
Se estima que enviar una eFactura tiene un coste 30 veces inferior a seguir facturando de la forma tradicional (impresión, sobre, sello, etc..).
Aumenta tu seguridad
La facturación electronica, mediante la que se transmiten facturas entre emisor-receptor por medios eléctrónicos, reduce las posibilidades de que una factura se pierda durante el envio.
Mientras que el formato de papel puede ser copiado, escaneado o incluso falsificado, la eFactura es cifrada en contraseña para que el formato no pueda ser modificado. Además la obligatoriedad de incorporar la firma electrónica disminuye las posibilidades de que el contenido sea alterado.
Los datos de facturación están estructurados y se incluye el contenido legal exigible a cualquier factura (datos de quien la emite, del destinatario, detalle de los productos o servicios suministrados, precios unitarios, entre otros).
No existen requisitos formales respecto al formato en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son:
- PDF. Se trata de un formato que no permite al receptor integrarlo informáticamente en su sistema de gestión.
- XML. Existen 2 modalidades. UBL (internacional) y el FacturaE (español). Este último es el formato que exige la administración Española con el reglamento que entró en vigor a partir del 2015. Al tratarse de un formato estructurado, el receptor de este formato de facturas lo podrá integrar informáticamente en su programa de gestión.
- PDF. El formato de firma electrónica se denomina PKCS#7
- XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES
Independientemente del tipo de firma, cada empresa requiere de un certificado homologado por la AEAT, para tal efecto. Las entidades más habituales de distribución de estos certificados digitales son FNMT-CERES, Camerfirma, etc..
¿Beneficios del uso de la Factura electrónica para clientes y proveedores?.
La implantación de la factura electrónica o eFactura supone una serie de beneficios, tanto para los clientes como para los proveedores. Además permite a un Empresa automatizar su procesamiento de facturas. Obviamente el software de facturación o gestión deberá estar adaptado al sistema de factura electrónica para poder emitir estas. Sage 200 cloud esta totalmente preparado para la recepción y emisión de Facturas electrónicas.
Reduce costes:
Al eliminar los procesos de clasificación y registro de datos de las facturas de manera manual, el proceso de facturación electrónica puede suponer ahorros en coste de copias y almacenamiento de papel.
Se estima que enviar una eFactura tiene un coste 30 veces inferior a seguir facturando de la forma tradicional (impresión, sobre, sello, etc..).
La facturación electronica, mediante la que se transmiten facturas entre emisor-receptor por medios eléctrónicos, reduce las posibilidades de que una factura se pierda durante el envio.
Mientras que el formato de papel puede ser copiado, escaneado o incluso falsificado, la eFactura es cifrada en contraseña para que el formato no pueda ser modificado. Además la obligatoriedad de incorporar la firma electrónica disminuye las posibilidades de que el contenido sea alterado.
- Autenticidad de la persona física o jurídica que firmo la factura
- Integridad de que el contenido de la factura no ha sido alterado.
- Inmediatez en la transmisión y recepción de la factura.
Aspectos generales:
Si tu Empresa presta estos servicios al público de especial transcendencia económica estarás obligado a:
- Enviar facturas electrónicas a las empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
- Facilitar el acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita esa factura electrónica, durante un período de al menos 3 años.
- Dar al usuario la posibilidad de que cuando lo desee, pueda revocar su consentimiento dado a la recepción de estas facturas.
Si tu Empresa está obligada a expedir facturas electrónicas necesitas un programa informático que cree facturas en linea o comprobar si tu software de facturación está adaptado para la generación de este formato.
Si estás obligado a enviar una facturas electrónica a la Administración Pública deberás hacerlo a través de los puntos generales de entrada en Internet.
Puedes hacerlo a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas (FACe), usando tu software de facturación que estará conectado automáticamente a esta ventanilla.
Una vez enviada a la Administración Pública tendrás la obligación de conservar copias de las facturas electrónicas durante el plazo previsto según la ley al igual que si hubiera sido en formato legal.
No será obligatorio por tu parte recibir facturas electrónicas para ello tendrás que dar tu consentimiento expreso.
Si decido recibir facturas electrónicas necesitaré:
Si estás obligado a enviar una facturas electrónica a la Administración Pública deberás hacerlo a través de los puntos generales de entrada en Internet.
Puedes hacerlo a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas (FACe), usando tu software de facturación que estará conectado automáticamente a esta ventanilla.
Una vez enviada a la Administración Pública tendrás la obligación de conservar copias de las facturas electrónicas durante el plazo previsto según la ley al igual que si hubiera sido en formato legal.
No será obligatorio por tu parte recibir facturas electrónicas para ello tendrás que dar tu consentimiento expreso.
Si decido recibir facturas electrónicas necesitaré:
- Una conexión a Internet y también suele ser necesario una buzón de correo electrónico.
- Puedo recibirlas mediante el programa informático que lea el formato de la factura electrónica. Sage 200 cloud.
- Puedo descargarlas de la web del proveedor de los bienes o servicios.
- Que la factura la expida yo mismo, lo que se denomina como autofacturación.
